Umgang mit Daten im Hotel und Gastgewerbe

Mit Inkrafttreten der DSGVO in Deutschland und weiteren Richtlinien für die Speicherung und den Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der EU sind die Herausforderungen an Betriebe, vor allen Dingen auch Hotels, stark gestiegen. Die Gesetzeslage ist teilweise sehr komplex und nicht immer ist klar, wie man sich richtig verhalten soll.

Dem gegenüber steht, dass es immer wichtiger wird, Kunden individuell und direkt ansprechen zu können, um mit dem Wettbewerb mit zu halten. Regelmäßige Newsletter, Informationsmailings, Postwurfsendungen oder Ähnliches sind alles heutzutage Marketinginstrumente, die zum Standard gehören. Wer dort nicht mitmacht, ist schnell abgehängt und riskiert eine geringere Ausbuchungsquote. Was sollte man also bedenken und wie sollte man mit dem Speichern und Teilen von Daten umgehen?

Personenbezogene und hotelinterne Daten

Zunächst muss man einmal ganz klar zwischen den Daten unterscheiden, die einen Bezug auf die Person haben und solche, die lediglich innerhalb des Hotels für den Betrieb oder das Unternehmen als solches relevant sind. Bei den personenbezogenen Daten wird es komplex und man sollte oberste Vorsicht walten lassen. Dies gilt allein schon für das Verwalten, Ablegen und Speichern von Gästedaten.

Ein gutes CRM System, welches die vorhandenen Kunden Daten verwaltet und für Buchungen oder Marketing Aktionen zur Verfügung stellt, hat nicht nur gute Funktionen sondern auch einen ausreichenden Datenschutz. Im Zweifel sollte man hier einen Anbieter wählen, Der sich in Deutschland, zumindest aber in der europäischen Union befindet. Große Unterschiede im Umgang mit Daten und der zugrundeliegenden Richtlinien gibt es beispielsweise zwischen den USA und Deutschland. Nicht immer ist ein System aus Amerika also die beste Wahl.

Dateien sicher speichern und verwalten

Immer öfter gibt es Systemausfälle oder Probleme mit der Hardware, weshalb Daten auch verloren gehen können. Häufig ist dadurch der gesamte Geschäftsbetrieb gefährdet und es sollte immer beachtet werden, regelmäßige Backups vorzuhalten. Doch wie gelingt das im Einklang mit den Datenschutzverordnungen? Zunächst ist eine klare Trennung in unternehmensinterne und persönliche Daten im Hotel anzuraten.

Für die weniger sensiblen aber dennoch sehr wichtigen Daten aus dem Hotelbereich empfiehlt sich ein sicheres und seriöses File Hosting. Idealer Weise liegt ein solcher Service innerhalb der Cloud, um die Daten ausreichend zu sichern und einem Verlust vorzubeugen. Hier gibt es viele Anbieter, die ganz unterschiedliche Preisniveaus und Ansprüche haben.

Newsletter und Angebote an Hotelgäste

Auch im Marketing von Hotelaktionen gibt es unterschiedliche Anforderungen. Den Versand von Newslettern per E-Mail regelt man am besten durch ein geeignetes Tool. Hier gibt es Anbieter, die sich ausschließlich auf den sicheren und datenschutzkonformen Versand von Newslettern an Hotel Kunden spezialisiert haben. Solche speziellen Anbieter gehören sicherlich zur ersten Wahl.

Eigene oder fremde Angebote für zum Beispiel Gewinnspiele oder Rabattaktionen können auf der eigenen Webseite oder auch über Newsletter stattfinden. Hierbei ist ebenfalls darauf zu achten dass, sofern Daten von Kunden für die Teilnahme erhoben werden, die sie sicher verwahrt und entsprechend der gesetzlichen Richtlinien behandelt werden. Es ist jeden zu empfehlen, sich genau mit der Thematik auseinander zu setzen und im Zweifel einen Fachanwalt zu konsultieren.