Monat: November 2020

Eingangs haben wir uns bereits intensiv mit dem Umgang von Daten aus der Hotellerie und dem Gastgewerbe beschäftigt. Insbesondere die DSGVO in Deutschland stellen uns als Hotelbetreiber vor neue Herausforderungen. Daten, egal ob sie intern aus dem Hotel stammen oder mit Gäste-Daten aus Buchungen oder Kunden-Feedback zu tun haben, fallen jeden Tag an.

Diese Daten sind sicher zu verwahren und zu schützen, so dass sie nicht verloren gehen oder unwiderruflich zerstört werden können. Dazu eignet sich insbesondere ein System in der Cloud. Jederzeit sollte jedoch beim Umgang mit personenbezogenen Daten entsprechend der gesetzlichen Richtlinien und Gesetze vorgegangen werden. Wer jedoch einfach einen schlanken und sinnvollen Service zum speichern und Teilen von Daten in der Cloud sucht, für den haben wir Katfile einmal genauer unter die Lupe genommen.

Was ist Katfile?

Bei Katfile handelt es sich um einen File Hosting Service, bei dem man Daten und Dateien innerhalb einer Cloud speichern kann. Das Angebot ist insbesondere in den USA und in Japan absolut beliebt und sehr weit verbreitet. Man kann beliebig viele Dateien in eine Größe bis zu mehreren Gigabyte speichern.

Gespeicherte Dateien lassen sich ganz einfach über eine Oberfläche administrieren und verwalten. Dabei können auch Links zum Teilen dieser Daten erstellt werden. Darüber können auch anderen Personen dann wieder Zugriffsrechte auf die Daten vergeben werden. Besonders sinnvoll kann dies sein, wenn sich Personen im Home-Office befinden. Aber auch als einfacher Back-up Speicher macht das System Sinn.

Katfile Funktionen

Die Funktionen sind alle samt sehr simpel und übersichtlich gestaltet. Man hat eine Oberfläche über die man direkt Dateien in den Browser ziehen kann, so dass sie sofort hochladen. Dazu gibt es einen Menübereich, über den man bereits hochgeladenen Dateien wieder aufrufen, umbenennen oder teilen kann. Dort kann man auch Daten komplett löschen, wenn man das möchte.

Des weiteren gibt es einen Bereich zum Einstellen von den eigenen Nutzerdaten und der Bezahlung der kostenpflichtigen Version. Diese macht auch in jedem Fall Sinn, denn sie kostet nur wenige Dollar im Monat und bietet dafür unbegrenzte Download-Geschwindigkeit und sehr viel größere Dateigrößen. Darüber hinaus muss man auf Downloads oder Upload auch nicht warten, was in der kostenfreien Basisvariante jedoch der Fall ist. Wer also ernsthaft größere Datenmengen speichern und verwalten möchte, kann für wenig Geld eine sinnvolle Lösung bekommen.

Hoteldaten auf Katfile sichern

Für eine sichere Speicherung und Verwaltung von Daten eignet sich Katfile auch für den Hotelbetrieb. Sofern man alle Bestimmungen der DSGVO einhält, bekommt man eine sehr kostengünstige und gelungene Plattform, auf der man insbesondere die Datenspeicherung selbst vornehmen kann. Damit ist das regelmäßige Backup von Daten gemeint, um einen Verlust zu verhindern. Auf der Webseite von Katfile erfährt man Genaueres über die Funktionen und Preise.

Fazit zu Katfile

Wir können das System guten Gewissens weiter empfehlen, denn es ist sowohl kostengünstig als auch leistungsstark. Gerade in Zeiten von Home-Office wird das ganze Thema File Hosting immer stärker nachgefragt. Katfile ist dabei ein Anbieter, der ein wirklich gutes Leistungsverhältnis hat. Letztlich kann man für wenig Geld eine Infrastruktur bekommen, in der man wieder selbst etwas administrieren noch technische Kenntnisse benötigt. All dies hat uns überzeugt.

Ich erinnere mich noch ganz genau daran, wie unsere Hotelleitung vor einiger Zeit eine aus meiner Sicht sehr schöne Idee hatte. Jedes Jahr kurz vor Weihnachten findet in Spanien eine große Lotterie statt. Sie heißt El Gordo und das ganze Land fiebert schon Monate vorher darauf zu.

Unser Hotel Management hat herausgefunden, dass man aus Deutschland aus mitspielen kann. Daher kam die gute Idee auf, ein gemeinsames Los unter der Belegschaft zu teilen, sozusagen als Incentive. Als Gruppe wollte man teilnehmen und gemeinsam die Gewinne auch wieder teilen.

All das hat wunderbar geklappt, allerdings erst, nachdem man sich für einen sicheren Anbieter entschieden hat und die ganze Teilnahme an der spanischen Weihnachtslotterie so gestaltet hat, dass es mit unserem Datenschutz zu vereinbaren war.

Sichere Teilnahme am El Gordo für Hotelangestellte

In Spanien ist es wohl ganz üblich, dass ich verschiedene Leute zusammen tun, um ein Los zu teilen. Das ist auch verständlich, denn ein ganzes Los kostet in der Regel um die 250 €. Der Hauptgewinn beträgt 10 Millionen Euro und das Besondere ist, dass insgesamt 2,4 Milliarden € ausgeschüttet werden. Es gibt also sehr oft große Gewinne, die mehrmals verteilt werden.

Wenn man sich unter der spanischen Bevölkerung schlau macht, versteht man sehr schnell, dass es viele Tippgemeinschaft gibt. Fast jede Bar, jedes Büro und jedes Hotel nimmt diese Möglichkeit war. Und andersherum möchte auch kein Mitarbeiter nicht teilnehmen und der jenige sein, der sich bei einem Gewinn als einziger nicht freuen kann. Entsprechend ist der Zusammenhalt sehr groß.

Von Deutschland aus ist die Teilnahme über seriöse Anbieter gar kein Problem. Eine genaue Übersicht über die zertifizierten Anbieter findet man auf der Informationsseite von El Gordo. Bei der Teilnahme mehrere Personen als Gemeinschaft muss man von Deutschland aus ein paar Dinge beachten. Die Regelungen in der Richtung Datenschutz sind größer und schärfer als im Ausland. Wichtig ist, dass die Erfassung von persönlichen Daten konform zu den eigenen Datenschutz Bestimmungen im Unternehmen, so zum Beispiel im Hotel, stattfinden.

El Gordo auch für Hotelgäste

Letztlich kann man dann auch das Angebot von El Gordo für Hotelgäste nutzen. In unserem Fall wurde das ganze ausgeweitet und mit jeder Zimmerbuchung, die in einem Paket von drei Übernachtungen stattfand, wurde ein entsprechender Teilnahme Gutschein beigefügt. All dies geschah natürlich unter der Berücksichtigung des Datenschutzes.

Angebote richtig kommunizieren und verwalten

Bei einer Marketingaktion wie der Teilnahme am El Gordo kommt es auf die richtige Kommunikation und Abwicklung an. Dabei spielt es erst mal keine Rolle, ob es um eine Hotel interne Aktion geht, bei der Hotelangestellte teilnehmen oder ob man direkt Hotelgäste anspricht und incentiviert.

Wichtig ist, einen seriösen und zertifizierten Partner zu wählen, so dass das Angebot recht sicher ist. Und zum weiteren ist es wichtig, dass man auch bei solchen Aktionen eine sichere Datenhaltung und Datenschutzkonformität beachtet. Dann steht solch einer schönen Idee auch nichts im Wege.

Mit Inkrafttreten der DSGVO in Deutschland und weiteren Richtlinien für die Speicherung und den Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der EU sind die Herausforderungen an Betriebe, vor allen Dingen auch Hotels, stark gestiegen. Die Gesetzeslage ist teilweise sehr komplex und nicht immer ist klar, wie man sich richtig verhalten soll.

Dem gegenüber steht, dass es immer wichtiger wird, Kunden individuell und direkt ansprechen zu können, um mit dem Wettbewerb mit zu halten. Regelmäßige Newsletter, Informationsmailings, Postwurfsendungen oder Ähnliches sind alles heutzutage Marketinginstrumente, die zum Standard gehören. Wer dort nicht mitmacht, ist schnell abgehängt und riskiert eine geringere Ausbuchungsquote. Was sollte man also bedenken und wie sollte man mit dem Speichern und Teilen von Daten umgehen?

Personenbezogene und hotelinterne Daten

Zunächst muss man einmal ganz klar zwischen den Daten unterscheiden, die einen Bezug auf die Person haben und solche, die lediglich innerhalb des Hotels für den Betrieb oder das Unternehmen als solches relevant sind. Bei den personenbezogenen Daten wird es komplex und man sollte oberste Vorsicht walten lassen. Dies gilt allein schon für das Verwalten, Ablegen und Speichern von Gästedaten.

Ein gutes CRM System, welches die vorhandenen Kunden Daten verwaltet und für Buchungen oder Marketing Aktionen zur Verfügung stellt, hat nicht nur gute Funktionen sondern auch einen ausreichenden Datenschutz. Im Zweifel sollte man hier einen Anbieter wählen, Der sich in Deutschland, zumindest aber in der europäischen Union befindet. Große Unterschiede im Umgang mit Daten und der zugrundeliegenden Richtlinien gibt es beispielsweise zwischen den USA und Deutschland. Nicht immer ist ein System aus Amerika also die beste Wahl.

Dateien sicher speichern und verwalten

Immer öfter gibt es Systemausfälle oder Probleme mit der Hardware, weshalb Daten auch verloren gehen können. Häufig ist dadurch der gesamte Geschäftsbetrieb gefährdet und es sollte immer beachtet werden, regelmäßige Backups vorzuhalten. Doch wie gelingt das im Einklang mit den Datenschutzverordnungen? Zunächst ist eine klare Trennung in unternehmensinterne und persönliche Daten im Hotel anzuraten.

Für die weniger sensiblen aber dennoch sehr wichtigen Daten aus dem Hotelbereich empfiehlt sich ein sicheres und seriöses File Hosting. Idealer Weise liegt ein solcher Service innerhalb der Cloud, um die Daten ausreichend zu sichern und einem Verlust vorzubeugen. Hier gibt es viele Anbieter, die ganz unterschiedliche Preisniveaus und Ansprüche haben.

Newsletter und Angebote an Hotelgäste

Auch im Marketing von Hotelaktionen gibt es unterschiedliche Anforderungen. Den Versand von Newslettern per E-Mail regelt man am besten durch ein geeignetes Tool. Hier gibt es Anbieter, die sich ausschließlich auf den sicheren und datenschutzkonformen Versand von Newslettern an Hotel Kunden spezialisiert haben. Solche speziellen Anbieter gehören sicherlich zur ersten Wahl.

Eigene oder fremde Angebote für zum Beispiel Gewinnspiele oder Rabattaktionen können auf der eigenen Webseite oder auch über Newsletter stattfinden. Hierbei ist ebenfalls darauf zu achten dass, sofern Daten von Kunden für die Teilnahme erhoben werden, die sie sicher verwahrt und entsprechend der gesetzlichen Richtlinien behandelt werden. Es ist jeden zu empfehlen, sich genau mit der Thematik auseinander zu setzen und im Zweifel einen Fachanwalt zu konsultieren.